El sistema que se elabore debe contener una amplia base de datos centralizada (cuyo antecedente es el Registro Electoral Permanente que lleva el propio Consejo Nacional Electoral), con la posibilidad de ser alimentada y consultada vía red por las oficinas de Registro Civil y Electoral en las localidades, y las instituciones que sirvan de receptoras de la información. En nuestro país tenemos antecedentes recientes de un sistema parecido que es el utilizado por la Comisión de Administración de Divisas, donde la carga de la información es realizada en primer momento y una primera confirmación es realizada por un funcionarios de los denominados operadores cambiarios (instituciones financieras) designado para tal fin, y posteriormente confirmada la recepción y trámite final por Cadivi. El sistema propuesto es algo parecido, y pudieran aprovecharse esas experiencias previas.
En el caso del Registro Nacional de Defunciones corresponde entonces trabajar en función del levantamiento de la data, a través de la unificación de criterios y procesos en cuanto a la carga de información y al manejo de esta, y sería el CNE el ente rector encargado de administrar la información y coordinar a las instituciones relacionadas siguiendo unos parámetros de seguridad en la información.
Por ejemplo, en cuanto a la veracidad de los datos, se propone una doble instancia. Se plantea que, en primer lugar, los datos sean cargados al sistema por las instituciones que en primer momento obtienen la información del deceso (centros hospitalarios o forenses) y, con posterioridad, se produzca una confirmación en la oficina de Registro Civil y Electoral de la localidad cuando reciba el informe de la defunción para emitir el acta correspondiente. De esta manera se garantizaría una doble confirmación del fallecimiento de la persona.
Tomando en cuenta que las muertes de los ciudadanos ocurren generalmente en las instituciones indicadas o una vez fallecidos bien sea de manera, natural, violenta, accidental, o inducida, en otros lugares que no sean los mencionados anteriormente, son estas instituciones las receptoras del cuerpo para la declaratoria del fallecimiento, y posterior proceso de sepelio; es por ello, que se tiene previsto que esas instituciones aporten la información inicial y la carga correspondiente al sistema.
A cada una de estas instituciones, se les asignaría una clave que sería manejada por un grupo exclusivo de funcionarios que serían los responsables para la carga de la data en estos centros asistenciales o forenses, detentando sólo esta persona una clave de seguridad que le daría acceso al sistema central, esto para garantizar la seguridad de la información así como, evitar los posibles fraudes como carga de data falsa, en cuanto a la identidad de la persona, causa de la muerte o cualquier otro dato que pudiesen alterar la fidelidad de la información.
El equipo humano encargado de esta función sería designado y escogido dentro del personal ya activo en cada una de las instituciones, evitando así costos por concepto de contratación, siendo necesaria exclusivamente la inversión en capacitación.
En lo que corresponde al material y equipos de oficina requeridos para la labor, se emplearían los ya existentes, tomando en cuenta que en todas existen computadoras ya que es una herramienta imprescindible para la transcripción de datos, carga de información y en general para las actividades de oficina; en todo caso, se puede prever una dotación de equipos tecnológicos para los centros que así lo requieran.
Este sistema, requiere la contratación de muy poco personal en las localidades, porque únicamente se necesita asignar la función de la cargar de la data a algún funcionario que ya se encuentre laborando en éstas instituciones que fungen de apoyo. En cuanto a las oficinas locales del Registro, en principio, se mantendrían con el mismo personal, sólo que ahora debe ser asumido por el Consejo Nacional Electoral. A nivel central, debe revisarse la actual configuración de la oficina que ha llevado hasta ahora el Registro Electoral Permanente, con el fin de verificar los requerimientos de personal. En todo caso, se debe contar a nivel central con un grupo de técnicos programadores que se encarguen de la eficiencia y seguridad del sistema, así como un conjunto de funcionarios que puedan realizar inspecciones ocasionalmente a las oficinas locales para supervisar y velar por su correcto funcionamiento. Además, se requeriría de un equipo multidisciplinario conformado por estadísticos, especialistas en políticas públicas, abogados y técnicos en sistemas que estén prestos al desarrollo del sistema para ir tomando las decisiones adecuadas en cada una de sus fases.
En este sistema se maneja información bastante delicada por lo que se requiere un amplio desarrollo de sistemas de seguridad, firewalls, verificación de contraseñas, firmas electrónicas, que permitan la confiabilidad de la información y bloqueen el acceso de personas no autorizadas.
En conclusión, las instituciones receptoras de la información hacen una primera carga de los datos y causas del fallecimiento al sistema, y éste le emite el certificado de la defunción que debe ser firmado por el médico que certifica el fallecimiento y por el funcionario que carga la data, asignándole un número de registro. La institución se quedaría con una copia, y el original le sería entregado al familiar o representante legal del fallecido para que asista a la oficina local del Registro Civil y Electoral a retirar, previa verificación de la certificación del fallecimiento, el permiso de entierro, cremación o traslado fuera del municipio.
Esa información, generada a diario, es procesada por la Oficina Nacional del Registro Civil y Electoral, quien velará por el correcto funcionamiento de la base de datos.
